Corporación Sanoma Apartado de correos 60, 00089 Sanoma, Finlandia www.sanoma.com ID 1524361-1 Código de conducta para proveedores Versión 1.5 Estándar 21 de noviembre de 2024 Sanoma Corporation P.O.Box 60, FI-00089 Sanoma, Finland ID 1524361-1
Código de conducta para proveedores de Sanoma 2 Sanoma Corporation P.O. Box 60, FI-00089 Sanoma, Finland. | Tel. +358 105 1999 | VAT FI15243611 | Helsinki www.sanoma.com Código de conducta para proveedores de Sanoma Sanoma se compromete a respetar los derechos humanos, así como a tener una conducta ética y responsable en todas sus operaciones y espera el mismo compromiso por parte de todos sus Proveedores. Tanto Sanoma como sus proveedores se comprometen a identificar, evaluar, gestionar y/o corregir los impactos materiales, riesgos y oportunidades a lo largo de su cadena de suministro, así como a ofrecer transparencia tanto en relación con sus propias empresas como con aquellas subcontratadas que estén involucradas en la producción o entrega de productos o servicios de Sanoma, siempre que Sanoma lo solicite. Este Código de Conducta para Proveedores establece las normas éticas y los principios de responsabilidad empresarial que los Proveedores deben cumplir. Los proveedores aplicarán estas normas y principios a sus empleados. Las normas deben aplicarse por igual a todos los empleados, incluidos los trabajadores fijos, temporales y contratados a través de Empresas de Trabajo Temporal, así como a los trabajadores a destajo, asalariados, pagados por horas, jóvenes trabajadores (menores), a tiempo parcial, nocturnos y migrantes. Los principios relacionados con los empleados también son aplicables al personal, los participantes y los voluntarios de las empresas de la industria del entretenimiento y creadoras de contenidos y a los Proveedores. Los Proveedores deberán aplicar principios similares al Código de Conducta para Proveedores de Sanoma a sus Afiliados y subcontratistas. Este documento se basa en normas, principios y mejores prácticas internacionales reconocidas en materia de derechos humanos, condiciones laborales, medio ambiente y lucha contra la corrupción. Sanoma espera que sus Proveedores y prestadores de servicios se comprometan y respeten los Diez Principios del Pacto Mundial de las Naciones Unidas (los Diez Principios), la Declaración Universal de los Derechos Humanos (DUDH), la Carta Internacional de Derechos, los Principios Rectores de las Naciones Unidas sobre las Empresas y los Derechos Humanos (UNGPS), la Declaración de la OIT relativa a los principios y derechos fundamentales en el trabajo (declaración de la OIT) y las normas de la OIT que la respaldan. Este documento no sustituye ni anula a ninguna de las leyes y normativas aplicables. Cuando las normas de la industria o mercado locales sean más estrictas que los requisitos legales aplicables, Sanoma espera que los proveedores cumplan las normas más estrictas. Empresa responsable Los proveedores deben: ➔ Actuar de conformidad con las leyes pertinentes, la Declaración de la OIT y los Diez Principios; ➔ Actuar de conformidad con todas las leyes anticorrupción aplicables. Los Proveedores no deben ofrecer, exigir, prometer ni aceptar sobornos, pagos de facilitación, regalos o gratificaciones excesivos, ni nada de valor, con el fin de obtener o conservar negocios indebidamente u obtener o proporcionar cualquier ventaja o beneficio indebidos. En particular, los Proveedores no deben ofrecer ningún incentivo a los empleados de Sanoma o a sus familiares o amigos con el fin de obtener o conservar ningún negocio, y no deben ofrecer detalles de cortesía comercial a los empleados de Sanoma que no sean la atenciones básicas propias de la empresa y pequeños obsequios acordes con las costumbres comerciales locales ordinarias; ➔ Cumplir todas las leyes y tratados internacionales aplicables en materia de propiedad intelectual y abstenerse de infringir los derechos de propiedad intelectual de Sanoma o de cualquier tercero; ➔ Llevar a cabo sus actividades de conformidad con todas las leyes antimonopolio y de competencia aplicables; ➔ Cumpla todos los acuerdos de confidencialidad o no divulgación aplicables;
Código de conducta para proveedores de Sanoma 3 Sanoma Corporation P.O. Box 60, FI-00089 Sanoma, Finland. | Tel. +358 105 1999 | VAT FI15243611 | Helsinki www.sanoma.com ➔ Evite cualquier interacción con un empleado de Sanoma que pueda entrar en conflicto con el deber de dicho empleado de actuar en el interés de Sanoma; ➔ Registrar y comunicar con exactitud toda la información empresarial, incluidos los datos de empleo, y cumplir la legislación aplicable en lo que respecta a su cumplimentación, exactitud, conservación y eliminación; ➔ Cumplir todas las leyes aplicables en materia de privacidad, protección de datos y seguridad de la información; ➔ Cumplir todas las leyes y reglamentos aplicables en materia de control de las exportaciones, incluidas, entre otras, las sanciones comerciales internacionales emitidas por las autoridades de la ONU, la UE o EE.UU. Garantizar que ni el Proveedor, ni sus propietarios efectivos, ni ningún director, funcionario o empleado con autoridad para firmar documentos con efecto vinculante para una Filial del Proveedor, sea (i) objeto de Sanciones (por ejemplo, que figure en una lista relativa a Sanciones o que esté sujeto a Sanciones en todo un país o territorio), o (ii) propiedad o esté bajo el control de, o que actúe (directa o indirectamente) en nombre de, una persona mencionada en el punto (i), incluidos, entre otros, sus subcontratistas. Medio ambiente Los proveedores deben: ➔ Cumplir todas las leyes y normativas medioambientales aplicables en materia de abastecimiento de materiales, fabricación, almacenamiento, eliminación y liberación al medio ambiente de cualquier residuo, material peligroso, emisiones de gases de efecto invernadero o material relacionado; ➔ Obtener y mantener todos los permisos y registros medioambientales necesarios, y cumplir los requisitos operativos y de información asociados a dichos permisos; ➔ Cumplir las restricciones de materiales y los requisitos de seguridad de los productos establecidos por las leyes y normativas aplicables, y mantener continuamente registros de todos los datos sobre el contenido de las materias primas; ➔ Reducir o eliminar las emisiones de gases de efecto invernadero y los residuos de todo tipo en origen o mediante prácticas como la transición hacia formas de generación de energía renovables, la modificación de los procesos de producción, mantenimiento e instalaciones, el uso eficiente de materiales, el reciclaje y la reutilización de materiales; ➔ Garantizar que la producción de papel e impresión no contribuya a la deforestación ni a la degradación de los bosques; ➔ Reducir al mínimo el uso de plásticos y, en especial, de plásticos vírgenes; ➔ Supervisar, controlar y tratar adecuadamente el agua, las aguas residuales y los residuos sólidos generados por las operaciones; ➔ Identificar y gestionar los materiales químicos y de otro tipo que supongan un peligro si se liberan al medio ambiente, con el fin de garantizar su manipulación, movimiento, almacenamiento, reciclaje o reutilización y eliminación seguros;
Código de conducta para proveedores de Sanoma 4 Sanoma Corporation P.O. Box 60, FI-00089 Sanoma, Finland. | Tel. +358 105 1999 | VAT FI15243611 | Helsinki www.sanoma.com Trabajo Los proveedores deben: ➔ Comprometerse con los Diez Principios y la Declaración de la OIT; ➔ Defender los derechos humanos de sus trabajadores de acuerdo con los Diez principios (principios 1 y 2), tratar a los trabajadores con dignidad y respeto, y garantizar que puedan trabajar en un entorno libre de acoso. Esto significa que los proveedores no deben participar ni tolerar el acoso sexual, el abuso sexual, físico o verbal, el castigo físico, la coacción mental o física o cualquier amenaza de dicho trato contra los trabajadores; ➔ Respetar la norma de la OIT relativa a la eliminación de la discriminación en materia de empleo y ocupación. No incurrir en discriminación ilegal (ya sea por motivos de identidad de género, sexo, edad, ascendencia nacional, raza, etnia, color, capacidades o discapacidades físicas y mentales, religión, opiniones políticas, orientación sexual, origen social y otros atributos cubiertos por la normativa de la UE y nacional) en la contratación, promoción, remuneración, formación o cualquier otro tipo de trato a sus trabajadores; ➔ Respetar la norma de la OIT para la abolición efectiva del trabajo infantil. No utilizar mano de obra infantil (es decir, no emplear a cualquier persona menor de 15 años (o de 14 en determinados países en vías de desarrollo) o de la edad mínima según la legislación nacional, la que sea superior (de acuerdo con el Convenio 138 de la OIT sobre trabajo infantil). Los trabajadores menores de 18 años no deben realizar trabajos peligrosos; ➔ Respetar la norma de la OIT para la eliminación de todas las formas de trabajo forzoso u obligatorio, trata de seres humanos o esclavitud moderna. No utilizar mano de obra forzosa, en condiciones de servidumbre o en régimen de servidumbre por deudas. Los trabajadores deben ser libres de marcharse con un preaviso razonable. No debe exigirse a los trabajadores que entreguen a su empleador documentos de identidad, pasaportes o permisos de trabajo emitidos por el gobierno como condición para ser empleados. Los proveedores también son responsables de supervisar a las agencias externas y subcontratistas que utilicen para el reclutamiento o la contratación, con el fin de garantizar que los solicitantes de empleo no sean sometidos a trabajos forzados, trata de seres humanos, esclavitud moderna, engaño, intimidación, coacción o sean castigados por sus creencias políticas; ➔ Garantizar un empleo seguro, salarios adecuados, igual retribución por igual valor y que las retribuciones pagadas a los trabajadores cumplan todas las leyes salariales aplicables, incluidas las relativas al salario mínimo, las horas extraordinarias y las prestaciones obligatorias por ley. Los empleadores deben pagar salarios que sean al menos iguales al salario mínimo o al salario imperante, el que sea más alto; un salario imperante es el salario por hora, las prestaciones habituales y las horas extraordinarias que se pagan a la mayoría de los trabajadores dentro de un área específica; ➔ Respetar el estándar laboral de la OIT sobre tiempo de trabajo y conciliación de la vida laboral y familiar. Garantizar que la semana laboral no supere el número máximo de horas establecido por la legislación local, o la media anual de 48 horas, la que sea menor. Los empleados del Proveedor pueden optar voluntariamente por trabajar más horas, siempre que no se les presione para ello y que el Proveedor siga cumpliendo todas las leyes, reglamentos y normas aplicables relacionadas con el tiempo de trabajo; ➔ Respetar la libertad de asociación de la OIT y el reconocimiento efectivo del derecho a la negociación colectiva. Respetar los derechos de los trabajadores a asociarse libremente, afiliarse o no a sindicatos, buscar representación o formar parte de consejos de trabajadores de acuerdo con la legislación local; ➔ Garantizar que los trabajadores puedan comunicarse abiertamente con la dirección sobre las condiciones de trabajo sin miedo a represalias, intimidación o acoso; ➔ Garantizar que se ofrecen a los trabajadores oportunidades de formación y desarrollo de sus capacidades, incluyendo, por ejemplo, revisiones periódicas de su rendimiento y desarrollo profesional;
Código de conducta para proveedores de Sanoma 5 Sanoma Corporation P.O. Box 60, FI-00089 Sanoma, Finland. | Tel. +358 105 1999 | VAT FI15243611 | Helsinki www.sanoma.com Salud y seguridad Los proveedores deben: ➔ Mantener un entorno de trabajo saludable y seguro para todos los empleados, en cumplimiento de todas las leyes y reglamentos aplicables en materia de salud y seguridad; ➔ Identificar, evaluar y controlar la exposición de los trabajadores a agentes químicos, biológicos y físicos y a otros riesgos potenciales para la seguridad (incluidas las fuentes de energía eléctrica y de otro tipo, los incendios, los vehículos y los riesgos de caída) mediante un diseño adecuado, ingeniería, controles administrativos, mantenimiento preventivo y procedimientos de trabajo seguros. Cuando los peligros no puedan controlarse adecuadamente por estos medios, los trabajadores deberán disponer de equipos de protección individual adecuados; ➔ Identificar y evaluar situaciones y sucesos de emergencia, y minimizar su impacto aplicando planes de emergencia y procedimientos de respuesta; ➔ Comunicar y poner a disposición de todos los empleados y visitantes de las instalaciones directrices de emergencia y reforzar periódicamente dichas directrices mediante su comunicación, campañas de concienciación o participación en ejercicios y simulacros planificados; ➔ Proporcionar a los trabajadores un acceso razonable al agua potable y a instalaciones sanitarias, iluminación y ventilación adecuadas, incluso en cualquier alojamiento proporcionado a los trabajadores; ➔ Garantizar que los trabajadores no sean sancionados por plantear cuestiones relativas a la seguridad; Cumplimiento del presente Código de conducta para proveedores Los proveedores deben ➔ Implantar un proceso sistemático para supervisar, aplicar y comunicar a los empleados, filiales y proveedores pertinentes todas las leyes, reglamentos y condiciones contractuales aplicables; ➔ Implantar un proceso sistemático para identificar, supervisar y controlar los riesgos medioambientales, de salud y seguridad, laborales y de prácticas empresariales responsables asociados a las operaciones del proveedor; ➔ Ofrecer a los empleados mecanismos para plantear quejas o preocupaciones sobre cuestiones de derechos humanos, hacer un seguimiento de las quejas y proteger a las personas frente a represalias; ➔ Comprometerse con las partes interesadas y aplicar procesos de reparación para abordar cualquier impacto adverso sobre los derechos humanos que causen o al que contribuyan; ➔ Mantener in situ toda la documentación que pueda ser necesaria para demostrar el cumplimiento del presente Código de Conducta para Proveedores; ➔ Aplicar mejoras para lograr el cumplimiento en caso de cualquier infracción y presentar a Sanoma un informe en el que se especifiquen las medidas adoptadas y los progresos realizados para lograr el cumplimiento; ➔ Permitir a Sanoma (o a un tercero contratado por Sanoma y razonablemente aceptable para el Proveedor) auditar el cumplimiento del presente Código de Conducta por parte del Proveedor, incluyendo, mediante una inspección de las instalaciones del Proveedor, la auditoría de libros y registros relativos, por ejemplo, a cuestiones laborales, y entrevistas privadas con los empleados. En caso de que se comuniquen deficiencias a Sanoma o de que se identifiquen durante una auditoría, evaluación o inspección, el Proveedor será responsable de rectificar las deficiencias sin demora indebida y de informar periódicamente a Sanoma sobre las medidas adoptadas, incluyendo, entre otras cosas, los resultados obtenidos. En caso de que las deficiencias no se subsanen en un
Código de conducta para proveedores de Sanoma 6 Sanoma Corporation P.O. Box 60, FI-00089 Sanoma, Finland. | Tel. +358 105 1999 | VAT FI15243611 | Helsinki www.sanoma.com plazo razonable o se determine que las deficiencias son materiales o irreparables (a criterio exclusivo de Sanoma), Sanoma podrá rescindir el contrato o el pedido con efecto inmediato; ➔ Garantizar la disponibilidad de un canal/mecanismo de quejas para que los trabajadores del Proveedor puedan plantear quejas/preocupaciones y trasladar esa misma expectativa a sus propios Proveedores. Opcionalmente, el Proveedor deberá asegurarse de que los empleados estén informados sobre el canal de denuncias de Sanoma, alojado en un servidor gestionado por un tercero, que permite la notificación anónima de incidencias. Este canal está disponible en https://report.whistleb.com/en/Sanoma; Notificación de incumplimientos y rescisión de acuerdos Se aconseja notificar a Sanoma las infracciones o sospechas de violaciones de los derechos humanos y el Código de Conducta para Proveedores a través de los canales de quejas: procurement@sanoma.com o un canal de denuncias disponible en https://report.whistleb.com/en/Sanoma. El canal de denuncias está disponible en todos los idiomas pertinentes. Los Proveedores están obligados a informar a procurement@sanoma.com de cualquier infracción contractual de este Código de Conducta para Proveedores (incluyendo infracciones por acciones de los empleados del Proveedor, Afiliados y/o la cadena de suministro del Proveedor). Sanoma se reserva el derecho a cancelar o suspender pedidos y/o rescindir su contrato con un Proveedor en caso de incumplimiento del presente Código de Conducta para Proveedores, así como a retener el pago de los productos o servicios no confirmados. Definiciones "Afiliada" significa una entidad que es filial o matriz de la parte contratante o que está bajo el control de ésta. A estos efectos, se considerará que una entidad está controlada por otra si esa otra entidad posee el cincuenta por ciento (50 %) o más de los derechos de voto de dicha entidad, o si tiene la capacidad de dirigir sus asuntos o de nombrar a la mayoría de los miembros del consejo de administración o de un órgano equivalente. Por "sanciones" se entienden todas las leyes y reglamentos aplicables de control de las exportaciones, incluidas, entre otras, las sanciones comerciales internacionales dictadas por las autoridades de la ONU, la UE o Estados Unidos. Ejemplos de sanciones: • Sanciones de las Naciones Unidas impuestas en virtud de cualquier Resolución del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas; • Medidas restrictivas de la UE aplicadas en virtud de cualquier Reglamento o Decisión del Consejo o de la Comisión Europea adoptados de conformidad con una Posición Común para fomentar la Política Exterior y de Seguridad Común de la UE; • Sanciones o embargos comerciales impuestos, administrados o aplicados por la Oficina de Control de Activos Extranjeros del Departamento del Tesoro de Estados Unidos ("OFAC"); • Sanciones del Reino Unido aplicadas, administradas o ejecutadas por el Tesoro de Su Majestad ("HMT") o cualquier otra autoridad competente del gobierno del Reino Unido; • Sanciones económicas, embargos u otras medidas restrictivas administradas, promulgadas o aplicadas por el Gobierno finlandés; y • Cualesquiera otras sanciones económicas o embargos comerciales impuestos, administrados o aplicados por cualquier otra autoridad sancionadora pertinente.
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